Énoncé de confidentialité d’Historica Canada

LA PROTECTION DE VOTRE VIE PRIVÉE NOUS IMPORTE

Toute information de nature personnelle recueillie par Historica Canada (« Historica », « nous ») ne sera utilisée par Historica, ses sociétés affiliées ou tout autre organisme autorisé par Historica, que conformément aux politiques et processus de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Historica se comportera, dans tous les domaines des affaires et de l’exploitation, de manière à protéger les renseignements personnels recueillis, sauvegardés et utilisés pour les dites activités, et ce, conformément au mandat de la LPRPDE.

1. Objectif et portée de la Politique

Historica s'est engagé à respecter votre vie privée, et a élaboré cet Énoncé de politique pour vous informer de notre politique et de nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. L’Énoncé de la politique régit les renseignements personnels recueillis de la part de personnes ou au sujet de personnes qui sont ou peuvent devenir des clients et d'autres personnes ou partenaires avec qui nous travaillons. Il ne concerne pas les renseignements personnels qu’Historica peut recueillir de la part de ses employés ou sur ceux-ci, dont la protection de la vie privée est régie par d'autres politiques d’Historica.

Cet Énoncé de politique régit également la façon dont Historica traite les renseignements personnels connexes à votre utilisation du site Web d’Historica. Au moyen d'arrangements contractuels ou autres, Historica s'assurera que les agents, sous-traitants ou fournisseurs de services tiers, susceptibles de recevoir des renseignements personnels dans le cadre de leur prestation de services à Historica liés à notre livraison de produits et de services, protègent ces renseignements personnels conformément aux principes stipulés dans le présent Énoncé de politique.

Pour toute question sur : (i) l'accès à vos renseignements personnels; (ii) la collecte, l'utilisation, la gestion ou la divulgation des renseignements personnels par Historica; ou (iii) le présent Énoncé de la politique, veuillez communiquer avec :

Historica Canada
2, rue Carlton, Mezzanine Est
Toronto, ON, M5B 1J3
Attn: Agent de la protection de la vie privée
privacy@historicacanada.ca

2. Protection des renseignements personnels

La cueillette ou le transfert de vos renseignements personnels relève de notre responsabilité lorsque ces renseignements sont obtenus par notre Bureau national, l’Encyclopédie canadienne, le programme Rencontre du Canada ou notre Bureau de campagne de financement. Nous assumons cette responsabilité lorsque nous, ou une agence agissant en notre nom, manipulons vos renseignements personnels. Dans le cadre de nos efforts pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels, nous avons désigné un membre du personnel du Bureau national qui veille à ce qu’Historica se conforme à la LPRPDE. Nous surveillerons et mettrons à jour notre politique de confidentialité et nos systèmes d’information et formerons tout le personnel en conséquence. Conformément à notre processus, quiconque peut, en tout temps, demander et obtenir l’accès aux renseignements personnels que nous possédons à son sujet dans le but de les revoir.

3. Identification des fins de la cueillette de renseignements

Avant même que les renseignements personnels ne soient recueillis, nous en identifierons les fins. Historica utilisera un énoncé du « but de la cueillette » sur les documents et le matériel distribués par les programmes et les bureaux lorsqu’il recueillera des renseignements permettant d’identifier une personne.

4. Connaissance et consentement

Nous ne recueillerons jamais vos renseignements personnels à votre insu et sans votre consentement préalable. Selon le moment et/ou le but de la cueillette d’information, nous pouvons faire appel à l’une des deux méthodes de cueillette : l’option de consentement express qui exige que vous fournissiez les renseignements par écrit en indiquant les fins et votre consentement volontaire à fournir ces renseignements et la deuxième option par laquelle vous êtes tenu de nous aviser de votre choix de non- participation à la cueillette ou à l’utilisation de vos renseignements personnels. L’option de non- participation sera utilisée pour la cueillette de renseignements de nature moins confidentielle et accordera une période assez longue pour que la personne puisse exercer son droit de refuser son consentement.

Étant donné que joindre des formulaires de consentement express à tout notre matériel entraînerait des coûts excessifs, dans le cas des collectes de fonds, Historica procédera selon la méthode de non- participation en ce qui concerne l’aspect de consentement. Sous réserve de la prescription juridique, Historica comprend et respectera votre droit de retirer votre consentement à la cueillette, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels en tout temps. Historica tient une liste interne de numéros de télécommunication exclus qui s’applique à toutes nos activités de financement.

5. Collecte de renseignements personnels de la part de personnes mineures

Si Historica recueille tout renseignement personnel de la part d'une personne n'ayant pas atteint l'âge de la majorité dans sa province ou son territoire de résidence, Historica exigera l'obtention de la permission de l'un de ses parents ou de son tuteur. Sans la permission expresse d'un parent ou d'un tuteur, Historica n'utilise pas ces renseignements.

6. Limiter la cueillette de renseignements

Seuls les renseignements personnels que nous considérons nécessaires aux fins d’exploitation ou de programmation seront recueillis par notre organisme. Chaque personne décidera des données qui seront divulguées à Historica et des fins auxquelles nous les utiliserons. Nous recueillons les données directement de la personne concernée, et toujours de manière juste et légale. Chaque personne a le droit de fournir autant de renseignements qu’elle désire partager. Dans certains cas, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l’insu et sans le consentement de la personne.

Par exemple, des raisons juridiques, médicales ou de sécurité peuvent rendre l’obtention du consentement impossible ou non pratique. L’obtention du consentement peut être impossible ou inappropriée s’il s’agit d’une personne mineure, gravement malade ou frappée d’incapacité intellectuelle. De plus, si Historica n’a pas une relation directe avec la personne, il sera peut-être incapable d’obtenir un consentement. Par exemple, il sera peut-être pas pratique pour un organisme de bienfaisance ou une firme de marketing direct qui désire acquérir une liste de distribution d’un autre organisme d’obtenir un consentement. Dans de tels cas, l’organisme fournissant la liste devra obtenir un consentement avant de divulguer les renseignements personnels.

7. Limites de l’utilisation, de la divulgation et de la rétention des renseignements recueillis

Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps qu’il est nécessaire pour arriver aux fins convenues et conformément aux lois régissant la conservation des renseignements. Si toutes les fins identifiées pour l’utilisation des renseignements personnels recueillis ont été satisfaites, nous détruirons les renseignements ou les rendrons tel qu’ils ne permettront d’identifier qui que ce soit. Nous vous informerons de toutes les fins pour lesquelles nous envisageons utiliser vos renseignements personnels, et si nous identifions une nouvelle situation nécessitant l’utilisation de vos renseignements, avant de les utiliser, nous communiquerons avec vous dans le but d’obtenir votre consentement.

8. Exactitude de vos renseignements personnels

À part les listes de financement acquises auprès de tiers, à peu près tous les renseignements personnels que nous recueillons proviennent directement des personnes concernées, obtenus, par exemple, sur les formulaires de don ou demandes d’inscription, par conversations téléphoniques, correspondance avec le donateur, inscription à un concours ou un programme ou transaction à notre magasin en ligne. À moins que nous recevions un avis contraire, nous considérerons ces renseignements exacts et complets. Bien que nous ne mettions pas à jour les renseignements personnels que nous avons reçus de manière régulière ou routinière, nous permettons toujours aux personnes concernées de les mettre à jour.

9. La visite des sites Web d’Historica et l'utilisation de témoins (cookies)

En ce qui concerne ses sites Web, Historica recueille de l'information relative aux visiteurs du site par l'intermédiaire de l'utilisation de témoins. Les témoins sont de petits fichiers ou des éléments d'information qui peuvent être stockés dans le disque dur de votre ordinateur lorsque vous visitez n'importe lequel de nos sites Web. Les témoins sont aussi utilisés pour que l'on puisse se rappeler que vous nous avez déjà fourni vos renseignements personnels et, conséquemment, ils servent à accélérer vos activités futures lorsque vous accédez à n'importe lequel de nos sites Web. Ces témoins sont des témoins persistants et ils résident dans votre navigateur Internet pendant six (6) mois. Historica ne partage pas les renseignement personnel obtenu grâce aux témoins avec aucune tierce partie qui n'accepterait pas d'utiliser une telle information uniquement aux fins de fournir des services à Historica, et conformément aux directives d’Historica, et quant à ladite information, d'agir d'une manière respectueuse des principes pertinents tels que stipulés dans le présent Énoncé de politique.

La plupart des navigateurs Internet sont initialement configurés pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter les témoins, vous pouvez configurer votre système pour refuser les témoins ou pour vous alerter lorsque des témoins sont sur le point de vous être envoyés. Veuillez consulter votre manuel de logiciel ou votre fournisseur Internet pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

Dans certains cas, vous pouvez avoir reçu un code d’identification-client qui vous est propre et avoir créé un mot de passe afin d'utiliser les parties sécurisées d'un site Web d’Historica. Nous vous demandons de ne pas divulguer votre code d’identification-client ou mot de passe à quiconque autre qu'un membre du personnel d’Historica (p. ex. le service à la clientèle, si fourni) et uniquement pour lui permettre de vous procurer un service.

En plus des renseignements personnels que vous fournissez et de ceux des témoins, Historica peut recueillir d'autre information sur vos visites à nos sites Web. Par exemple, nous pouvons recueillir de l'information sur votre ordinateur, comme votre adresse IP (un numéro assigné à votre ordinateur lorsque vous naviguez sur le Web) ; le type de navigateur Internet que vous utilisez ; le type de système d'exploitation utilisé sur votre ordinateur ; ou le nom de domaine du site Web à partir duquel vous avez établi un lien avec nos sites Web. Cette information ne sera pas liée à vos renseignements personnels et ne sera collectée que sous format regroupé avec celle de tous les utilisateurs de nos sites Web, à des fins de planification, de prévision et/ou d'évaluation relatives à nos activités.

Historica ne contrôle aucunement le contenu des sites Web de tierce partie dont l'adresse peut être trouvée sur le site Web d’Historica ou, s'il y a lieu, auxquels vous avez accès par l'intermédiaire d'hyperliens.

10. Protection de vos renseignements personnels

Toutes les mesures sont prises pour protéger les renseignements personnels qu’Historica possède. L’accès aux données est limité à ceux qui ont « besoin de savoir ». Tous les employés et bénévoles à l’emploi d’Historica reçoivent une formation sur la confidentialité – pour connaître sa signification et son importance – et tous les dossiers électroniques et papier sont gardés en lieux sûrs. Notre agent de la protection de la vie privée filtrera et vérifiera l’accès aux renseignements personnels. Tous les fournisseurs contractuels d’Historica doivent signer un formulaire de conformité à la LPRPDE.

11. Transparence de nos politiques et processus relatifs à la confidentialité

Nous procédons sous le signe de la transparence à Historica. Nos politiques et processus sont énoncés par écrit et accessibles à tous. Nous nous efforcerons de communiquer cet Énoncé de politique et tous les processus relatifs du mieux que nous le pourrons à toutes les personnes qui nous fournissent des renseignements personnels.

12. Droit d’accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez prendre connaissance des renseignements personnels qu’Historica détient à votre sujet en tout temps. Sur réception de votre demande, nous vous informerons des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, de leur disposition et, s’ils ont été détruits, de la manière que nous avons adoptée pour le faire. Pour accéder aux renseignement personnels que nous avons à votre sujet, faites parvenir une demande écrite à l’agent de la protection de la vie privée d’Historica à notre Bureau national au 2 Carlton Street, East Mezzanine, Toronto, Ontario, M5B 1J3. Veuillez inclure le plus de détails possibles pour faciliter le traitement de votre demande en temps opportun.

13. Votre droit de questionner

Vous pouvez communiquer avec notre agent de la protection des renseignements personnels en tout temps pour exprimer vos inquiétudes concernant notre non-respect de la politique de confidentialité énoncée. Vos commentaires sont toujours appréciés.

Si vous avez des réserves concernant notre façon de manipuler vos renseignements personnels ou votre demande d’accès aux dossiers de notre organisme, vous pouvez transmettre votre plainte aux échelons supérieurs, soit au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :

Place de Ville, Tour B
3e étage
Ottawa, ON K1A 1H3
Télécopieur : 613-947-6850
Questions : sans frais : 1-800-282-1376
www.priv.gc.ca

14. Modifications des pratiques d’Historica et de la présente Politique

Le présent Énoncé entre en vigueur le 1er janvier 2014. Historica examinera et révisera de temps à autre ses pratiques de confidentialité et le présent Énoncé de politique. Si un changement était apporté, un avis approprié sera affiché sur les sites Web d’Historica. Les modifications apportées à la Politique s'appliqueront à l'information recueillie à compter de la date d'affichage de l'Énoncé de la politique révisé sur le site Web d’Historica ainsi qu'à toute information existante détenue par Historica.


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